Finanzas digitales para emprendedores
- Dario Lopez
- Feb 4, 2021
- 4 min read
''Cómo configurar sistemas de finanzas digitales''
El objetivo de este documento es proporcionar una guía notablemente simple sobre cómo las pequeñas empresas, los comerciantes individuales e incluso las empresas emergentes pueden establecer un departamento de finanzas digitales.
ENTIENDA SU OPERACIÓN
Este es el punto de partida para comprender las necesidades de su negocio en términos de controles y facilidades financieros. Lo que quiero decir con esto es el nivel de tareas financieras que su empresa debe realizar para cerrar una transacción. Por ejemplo, si estás vendiendo un producto la operación es más sencilla ya que debes contabilizar, stock y registrar las ventas del mismo artículo, sin embargo, si vendes 100 productos diferentes la operación se vuelve más compleja y el sistema financiero necesita adaptarse a la necesidad de la operación.
Debe pensar en la cantidad de clientes, la cantidad de pedidos, la cantidad de proveedores y la cantidad de productos / servicios.
Una vez que identifiques esta información básica puedes elegir el sistema que más te convenga: A continuación, te presento 2 formas en las que puedes configurar tu departamento financiero digital.
Sistema de Finanzas DIY: HERRAMIENTA GRATUITA
Esta es probablemente la forma más básica de control financiero; esto puede ser implementado por cualquier persona con algunas herramientas disponibles en todas partes.
Qué se necesita:
1. Computadora portátil o de escritorio.
2. Microsoft Excel
3. Plantillas para facturación, gastos y flujo de caja
4. Carpeta / Almacenamiento digital: para acceder desde cualquier lugar, como Google Drive o Dropbox
Guía del usuario:
Asegúrese de que su computadora portátil / de escritorio esté funcionando correctamente, no tiene que ser un dispositivo portátil de primera línea, debe ser adecuado para usar con Microsoft Excel o similar. Una vez que tenga la computadora portátil en funcionamiento, puede obtener copias de las plantillas esenciales desde cualquier lugar de Internet, de fuentes como:
https://templates.office.com/en-us/collection-business-finance-templates-small- negocio
Utilice solo los que conoce o 1 para facturación, 1 para flujo de caja y 1 para registros de gastos.
Para la facturación haga una copia de la factura original y guárdela como COPIA MAESTRA: a partir de ésta se sigue emitiendo facturas con un número diferente comenzando por el 1001 y así sucesivamente. Mantenga una copia en su unidad de disco / computadora portátil local y una copia en su unidad de disco digital, use Google Drive o Drop Box, son gratis con suficiente almacenamiento para comenzar.
La plantilla de gastos es muy similar a la facturación, sin embargo, aquí registra todos los recibos y transacciones relacionadas con la salida de dinero. Los gastos de grabación se pueden realizar de forma diaria, semanal o mensual. Guarde una copia también en su almacenamiento digital.
La plantilla de flujo de caja es diferente, necesita actualizar la misma plantilla una vez al mes, ya que esto registra sus transacciones totales mensuales, aquí es donde todo se junta. Esta plantilla es importante ya que le ayuda a controlar los ingresos y egresos y le da una idea de cómo se está desempeñando su negocio mes a mes. Guarde una copia con el nombre de la empresa y el año comercial: por ejemplo, UlatinTV Ltd 2021. También guarde una copia en su almacenamiento digital para acceder de forma remota desde cualquier lugar según sea necesario.
La solución anterior requiere un costo mínimo, pero tomaría algo de su tiempo para hacer todos los datos de entrada manualmente. "Menos costo: menos tiempo"
Sistema de Finanzas DIY: "Menos costo: menos tiempo" para usted.
Sistema de Finanzas: Plataforma Digital: HERRAMIENTA PAGADA
Hay un poco de debate aquí, ya que algunas personas se preguntan si estos sistemas son innecesarios cuando comienza su negocio, mi respuesta es que cualquier sistema que me ayude a comprender mejor mi negocio también me ayudará a mejorar en lo que tengo que hacer. Hay muchos sistemas, pero solo consideraría dos para esta guía, ya que funcionan de manera muy similar: QUICKBOOKS y XERO.
Qué se necesita:
1. Cuenta bancaria con acceso a banca por Internet
2. Cualquier dispositivo inteligente con acceso a Internet: móvil, tableta o portátil
3. Dirección de correo electrónico
La configuración de uno de estos sistemas es relativamente sencilla, sin embargo, dependiendo de la complejidad de la operación, debe asegurarse de que el sistema sea óptimo para su negocio.
¿Cuáles son las ventajas que obtienes por una tarifa mensual?
Entrada automática de transacciones: una vez que el sistema esté conectado a su banco, todos los datos comerciales se transferirán al sistema para su análisis.
Facturación: La facturación se vuelve asombrosamente sencilla, con pocos clics puedes enviar una factura en segundos y todo queda registrado en el lugar correcto y con relación a cada cliente.
Gastos: nuevamente, puede registrar los gastos directamente desde los datos del banco, o simplemente tomar una foto y registrar un gasto en segundos.
Informes: probablemente la herramienta más beneficiosa para cualquier negocio y algo que muchas pequeñas empresas olvidan y descuidan. Las grandes organizaciones dedican tiempo y dinero a revisar y analizar sus informes financieros para tomar buenas decisiones y planificar el futuro. Déjame hacerte una pregunta, ¿cuándo fue la última vez que revisaste tu balance general, pérdidas y ganancias o el balance de prueba de tu negocio?
A partir de febrero de 2021, la tarifa mínima para un sistema financiero digital Quickbooks o Xero es de aproximadamente £ 10 por mes.
Puedes registrarte usando los siguientes enlaces:
Si se toma en serio su negocio £ 120 por año para un sistema financiero completo, personalmente creo que es una inversión asequible.
Sistema de Finanzas Plataforma Digital: “Mas Costo: Mas Tiempo” para usted.
Reflexiones finales.
Si a su negocio le va bien, pero no puede responder algunas preguntas financieras clave como, ¿cuántas facturas debe pagarle la gente o cuántas ganancias obtuvo el mes pasado? este es el momento de considerar el uso de una de estas dos recomendaciones.
Mi contribución final para usted y su negocio es un programa de video de capacitación QUICKBOOKS GRATUITO y sin compromiso para comprender cómo administrar el sistema y adaptarlo a sus necesidades. Todo lo que necesita hacer es visitar una de mis páginas sociales y enviarme un mensaje con la palabra: "QUICKBOOKS" y se lo enviare con gusto.
Google Page: http://bit.ly/2MGFdDR
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